Tengo que escribir un email formal en inglés ¿lo estoy haciendo bien?
Escribir un email formal en inglés nos puede poner un poco nerviosos si no estamos muy acostumbrados a ello. Necesitamos hacerlo bien ya que el lenguaje escrito permanece y puede ser la primera impresión que tenga el destinatario o «recipient» de nosotros.
En este artículo te vamos a ayudar a repasar los puntos más importantes para evitar que cometas alguno de los errores más comunes a la hora de escribir un email formal en inglés.
Pero primero vamos a repasar un poco de vocabulario relacionado con los correos electrónicos,
- Email – Correo electrónico
- Recipient – Receptor del correo
- Subject– Asunto
- Font – Fuente o tipo de letra
- Pont type – Tamaño de letra
- Keywords – Palabras clave
- Greeting– Saludo
- Closing – Cierre – despedida
- Attachment- Archivo
¿Quieres saber cómo escribir un email formal en inglés?
Let´s start!
1. Cuida el tipo de letra, el tamaño y el uso de mayúsculas
Tipo de letra o fuente -font
Este primer no sólo se usa para un email formal en inglés sino que es genérico. Hoy en día tenemos una infinita variedad de fuentes o tipos de letra a elegir a la hora de escribir, pero te recomendamos que para un email formal en inglés no experimentes mucho y seas más bien conservador. Elige fuentes como Times New Roman, Arial u open sans , evita usar tipos de letra muy decorativos como pueden ser Comic Sans or Old English
Tamaño de letra- Point type
Ni muy grande ni muy pequeño. El tamaño adecuado puede ser 12 ó 14
Uso de mayúsculas- Caps
Cuidado con el uso de mayúsculas a la hora de redactar un texto. En todo lenguaje escrito y por tanto en un email formal en inglés, puede considerarse agresivo y equivale al grito del lenguaje oral.
2. Atentos al asunto o «subject»
El asunto o «subject» es una de las partes más importantes de un correo electrónico, es lo primero en lo que se va a fijar el destinatario para ver si le interesa o no, sobre todo cuando no os conoce.
Cuando escribáis un email formal en inglés, debéis utilizar en el «subject» aquellas palabras clave o «keywords» que sugieran exactamente de qué va vuestro correo. «Get to the point» escribe de forma clara y concisa el asunto de vuestro correo.
Don´t do
Asuntos como “Quick question,” “Contacting you,” or “Email about an important topic” son demasiado genéricos para que el destinatario le pueda prestar atención, sobre todo si no nos conoce.
Otro ejemplo de un asunto demasiado largo y que cubre demasiados asuntos podría ser:
Subject: “Schedule, Guest List, Lunch Requests, and Meeting Overview for March 12th”
Do
Un buen asunto o «subject» para un email formal en inglés podría ser:
Subject: «Meeting Re: Event Organization on March 12th,”
Es corto y va directo al objetivo. Por cierto, (Re) es la abreviatura de «Request» o solicitud.
3. Utiliza el saludo adecuado o «greetings»
Cuando escribes un email formal en inglés no puedes empezar con «Hi», «Hellow» o incluso «Dear Jon«, ya que estos son considerados saludos informales que se utilizan cuando ya conoces al destinatario y hay cierta confianza.
Si conoces el nombre y apellido del destinatario, utiliza siempre la siguiente estructura:
- DEAR + TITLE (Mr., Mrs., Ms., Dr., etc…)+ LAST NAME Example: «Dear Mr. Ridgeon»
Si no conoces cómo se llama tu destinatario puedes utilizar la siguiente estructura:
- DEAR + TITLE (Mr., Mrs., Ms., Dr., etc…)+ Sir/Madam Example: «Dear Sir – Dear madam » o si realmente no sabes quien va a ser el receptor , la expresión adecuada sería «To whom it may concern»
4. Preséntate si no te conocen
Si estás escribiendo un email formal en inglés a alguien al que no has escrito antes, es importante que te presentes al iniciar el correo diciendo quien eres y por qué escribes. Por ejemplo:
- My name is Peter Ridgeon
- This is Peter Ridgeon
Aquí tienes un ejemplo en el caso de que estuvieras escribiendo un email por una oferta de trabajo.
- «My name is Earl Rivers. I’m contacting you to apply for the administrative assistant position listed on CareerXYZ.com.»
5. Se claro,breve y conciso – Get to the point
Otro de los errores más comunes cuando escribimos un email formal en inglés es querer escribir un montón de información. Una vez que comenzamos a escribir el cuerpo del email, tenemos que ser claros, breves y concisos. Leer un correo electrónico excesivamente largo da mucha pereza, pero ojo, tampoco se trata de escribir un telegrama.
- Prioriza y pon al inicio la información más importante. Esto significa que respetas el tiempo de tu receptor y dejas bien claro lo que quieres o necesitas. Aquí tenéis un ejemplo de un correo enviado a un organismo oficial.
«My name is Arlene Rivers. I obtained your email address from the Westchester County Clerk website. I am writing to contest the fine received on December 31, 2009. «
- Ve al grano o «Get to the point». Cuando escribís un email formal en inglés, o en cualquier otro idioma, debemos ir al grano, no debemos rellenar el correo con información innecesaria. Aquí tenéis un par de ejemplos de un correo de un alumno hacia un profesor.
Don´t do
- “This is Darlene Frankreich. Do you know me? CHEM 221 is my favorite class right now. I love the way the lectures are so organized. I can always follow along and know what will be on the tests. Speaking of tests, I was thinking about the next exam.”
Do
- “This is Darlene Frankreich. I’m a student in your CHEM 221 class, and I’m writing about a potential exam time conflict.”
6. Utiliza lenguaje formal
Un email formal en inglés se escribe en un contexto profesional y tenemos que dar una buena impresión, por lo que debemos tener cuidado con el lenguaje que utilizamos y usar siempre frases completas y cordiales. No uses contracciones.
7. Cierre del email o «closing»
Al igual que el saludo del inicio, el cierre del correo es importante a la hora de escribir un email formal en inglés. Asegurate de escribir tu nombre completo, tu cargo y la empresa para la que trabajas (si aplica). A continuación tienes algunos ejemplos de cierres formales para tu email.
- «Yours sincerely»
- «Yours cordially»
- «Respectfully»
8. Incluye archivos si es necesario o «attachments»
Si necesitas incluir algún archivo es importante que lo menciones en el cuerpo de tu email formal en inglés y que indiques de qué trata tu archivo. De esa manera pones a tu interlocutor sobre aviso de que hay archivos adjuntos y sabrá que los puede descargar sin problemas. Podéis escribir algo como:
- “Please find attached a copy of my portfolio, in PDF format”
9. Por último, revisa siempre el mensaje antes de enviarlo
No envíes el email nada más redactarlo. Haz siempre una lectura posterior para revisar la gramática, el vocabulario o cualquier error que hayas podido cometer
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¡Nos vemos en el siguiente artículo!
